Hoe kun je het beste de telefoon opnemen?

Wellicht ben jij wel werkzaam als telefoniste bij een telefoonservice of een telefoon beantwoord dienst. Je bent dan de hele dag in contact met klanten via de telefoon. Hoewel dit erg leuk is, kan het natuurlijk ook erg vermoeiend zijn. Om ervoor te zorgen dat elke klant zich speciaal en gehoord voelt, kun je gebruik maken van onderstaande tips. Op die manier wordt werken voor een telefoonservice of telefoon beantwoord dienst nog leuker!

Neem op met een glimlach zodat je een goede keuze maakt

De beste manier is om je telefoon op te nemen met een glimlach. Dit klinkt misschien erg raar, omdat degene aan de andere kant van de lijn je natuurlijk helemaal niet ziet. Als je echter de telefoon op neemt met een glimlach, klink je een stuk vrolijker en opgewekter. In het begin kan dit wellicht een beetje onwennig zijn. Een goede tip is dan om een spiegel op je bureau te zetten zodat je naar jezelf kan kijken tijdens het telefoongesprek. Op deze manier dwing je jezelf om met een glimlach te telefoneren.

Hou je aandacht er altijd bij

Omdat er niemand fysiek tegenover je zit, kan het soms lastig zijn om je aandacht erbij te houden gedurende het hele telefoongesprek. Dit is natuurlijk wel ontzettend belangrijk. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat vriendelijkheid en volledige aandacht voor de klant het meeste gewaardeerd wordt tijdens klantcontact. Om ervoor te zorgen dat je je aandacht erbij houdt, is het aan te raden om in een stille afgezonderde ruimte te zitten met zo min mogelijk afleiding.

Neem op tijd op als de telefoon gaat

Je wilt als klant natuurlijk zo snel mogelijk geholpen worden, daarom is het als telefoniste belangrijk om de telefoon op tijd op te nemen. Ook al ben je met andere administratieve zaken bezig, de klant staat op nummer één en moet dus voorrang krijgen. Meteen de telefoon opnemen kan soms ook een beetje afschrikken, daarom geldt de regel om de telefoon drie keer over te laten gaan.

Op de juiste manier spreken

Omdat je jezelf niet charmanter kan maken door een bepaalde lichaamshouding, is het belangrijk om netjes en duidelijk te spreken. Je stem is immers het enige wat de klant via de telefoon hoort. Bij elk telefoongesprek hoort een vriendelijke ‘goedemorgen’ of ‘goedemiddag’ en je wilt er vooral voor zorgen dat je stem niet eentonig wordt. Niemand luistert graag naar persoon dat heel erg monotoon praat, let daarom goed op je intonatie.